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改善專案領導的11種捷思法

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📖 No.14 傅以斌Bent Flyvbjerg & 丹•嘉德納Dan Gardner《HOW BIG THINGS GET DONE超級專案管理》,p.240-p.334完成✅

捷思法(heuristics)是指快速、省力的經驗法則,可以簡化複雜的決策。

「慢思快行」是捷思法的例子,專家與外行人在不確定的情況下做決定時,同樣都會利用捷思法。

捷思法是減少複雜度的心智捷徑,讓人有辦法做出決定,它通常是隱性的,需要刻意梳理後才有辦法說出來與人分享。

在這裡提醒大家,運用於實務之前,要先確認我的捷思法是否符合你自身的經驗。

更重要的是,你應該把我的方法只當成靈感來源,好好研究與嘗試新事物,培養出自己專屬的捷思法,這才是真正的重點。

1.請高手出馬

高手具備讓你的專案成真的一切實踐智慧。

你希望由具備深厚領域經驗、過去有過一系列成功記錄的人士參與你在做的事。

2.找對團隊

我這輩子見過許多專案領袖,找對團隊是唯一每個人都會提到的捷思法。

要增修上一條建議:只要有可能,記得請來高手,以及高手的團隊。

3.問「為什麼?」

問自己為什麼要做這個專案,將能協助你專注於重要的事,以及最終的目的與結果,這些東西位於專案流程圖的右邊格子。

隨著專案駛入繁瑣事件與細節構成的風暴,優秀的領袖永遠不會忘記把目光擺在最終的結果。

4.堆樂高

聚沙成搭是最好的方法。

不只是婚禮蛋糕,太陽能電廠與風場、同服器農場、電池廠、貨櫃運輸、管線與道路也一樣,全都高度模組化,由基本的積木堆疊起來,有辦法瘋狂擴大,在過程中愈變愈好、愈變愈快、愈變愈大、愈來愈便宜。

應用範圍只受限於想像力。

5.慢思快行

規劃階段會發生的最糟糕的事是什麼?

交付階段會發生的最糟糕的事是什麼?

有可能發生的事太多太多,最好能降低你的曝險,方法是需要花多少時間就花多少時間,擬定經過測試的詳細計畫,規劃相對來講便宜與安全;交付則昂貴又危險。

良好的規劃能促進快速有效的交付,縮短可能發生風險的時間,儘速搞定一切。

6.採取外部觀點

你的專案其實位於更大的專案類別之下,把你的專案當成「其中之一」,蒐集資料,做出參考群組預測,汲取所有相關專案的經驗。

運用這樣的聚焦方式找出風險,防範未然,把關注的焦點從你的專案轉移到你的專案所屬的類別。

7.留意可能付出的代價

人們常說風險與機會同等重要,但那不是真的。

風險能害死你或你的專案,再大的好處也彌補不了。

如果是肥尾風險,沒必要費心預測有沒有風險,直接做風險緩解,找出與解決危險。

8.拒絕並走開

保持專注是完成專案的基本條件,而說「不」是維持專注的基本條件。

專案是否有成功所需的人力與資金,包括應變的資源?如果沒有,不要接。

某個行動能否協助達成右邊格子的目標?如果不行,不要做。

不要蓋想留名的紀念碑、不要使用未經測試的技術、不做會吃官司的事,不該做的各種事不要做。

拒絕有可能很難,尤其是如果你的組織喜歡做了再說。

專案與組織能成功的基本條件是懂得說不。

9.廣結善緣,保持良好關係

曾經有人告訴我,他在帶領金額數十億美元的公部門1T專案時,有一半的時間其實是在當外交官,努力讓有可能左右專案的利害相關人士了解情況,爭取對方的支持。

這是在做風險管理,事情出錯時,專案的命運要看相關人士的態度。

等到出問題才培養人脈會來不及,在你需要支持之前就搭好友誼的橋樑。

10.將氣候減緩加進你的專案

今日最緊急的任務是減緩氣候危機,不只是為了全人類好,也是為了你的組織、你自己與的家人。

我們如今要做的,就是透過成千上萬更多大小小的減緩計畫(與調適計畫),依據本書提到的原則立即加快與擴大這方面的努力。

11.知道最大的風險就是自己

我們很容易認為專案會失敗,原因是周遭出乎意料的事太多,然而,這是淺層的思考。

因為人類心理讓我們容易把注意力全放在眼前的事,沒去想到這件事背後代表的群體。

我們每一個人、每一個專案也一樣,這就是為什麼你最大的風險,其實就是你自己。

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2024.09.28

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