職場溝通|學會使用對方的語言幫助溝通順利!會議中的四種人你聽過嗎?

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會議中你是不是也曾遇過這樣的情況?自己精心準備的簡報內容卻被老闆或客戶說看起來不夠清楚或者是聽完之後面色凝重...相信大家或多或少一定有遇過,所以除了提昇我們做簡報的能力以外,還有一個很重要的關鍵是~你有用對方的語言嗎?就算大家生活在同一個國家,也會因居住習慣的不同而對同一件事理解不同,現在就讓我們看下去吧!

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第一種:數據型

與數據型的人溝通需要準備完整的數據資料供他們分析理解,在簡報過程當中可以搭配給對方一份完整數據讓他可以邊看資料+邊聽簡報 與數據型的人溝通需要準備完整的數據資料供他們分析理解,在簡報過程當中可以搭配給對方一份完整數據讓他可以邊看資料+邊聽簡報

舉個例子:

公司要開發新的購物APP,你作為行銷要與IT和財會單位溝通協調之後行銷所需花費及投入多少資源時你的簡報上只寫上了預估大概是多少,此時財會單位的同事問你「為什麼需要那麼多錢?你預估的金額從哪裡來?有沒有精準一點的數據可以參考?」

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第二種:圖表型

對於大多數人來說,所有相關數據能整理成一張圖表可以幫助他們快速抓到重點,也適用於與老闆、客戶初次說明時使用 對於大多數人來說,所有相關數據能整理成一張圖表可以幫助他們快速抓到重點,也適用於與老闆、客戶初次說明時使用

這邊要小小提醒大家~在使用時別忘了替你的圖表分別標注上哪個顏色代表哪一個,顏色的選擇上也不要選擇太過接近及太淺的,因為我們在電腦上看的時後與投影出來的效果會有落差,投影的畫面會顯得太過相近的顏色看不太出來區別,為了避免這樣的情況發生,大家可以在顏色上可以使用和諧但能明顯看出不同的排版方式。

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第三種:PPT型

簡報方式百百種,這種類型主要是透過簡報者利用PPT濃縮重點使參與者能快速了解 簡報方式百百種,這種類型主要是透過簡報者利用PPT濃縮重點使參與者能快速了解

以行銷來說,PPT的風格會與他們公司的給消費者的印象不會相差太遠,比如:講到Apple我們會直接聯想到簡報風格簡單、字很大。

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那如果以其他時候來說呢?我自己遇過一位老闆他覺得專案進度匯報時只要白底黑字、不要多做美化,因為他覺得做太多美化很花時間,主要是內容,而在大學時曾經系上的風氣是簡報要越精美越好、轉場動畫不能少,如果整體設計太簡單先不說內容,老師就是覺得你不太重視、不認真這次報告,所以囉~PPT型也不是大家都會覺得要花俏設計才是叫好,主要還是要回歸到內容上,後面我們會也會提到關於對方喜好的這一塊。

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第四種:完整文字說明型

對於他們來說完整個文字說明能幫助他們理解你所簡報的內容,避免認知上出現不同所產生的問題,圖表對於他們反而是其次 對於他們來說完整個文字說明能幫助他們理解你所簡報的內容,避免認知上出現不同所產生的問題,圖表對於他們反而是其次

大家看完可能不是很好理解Why?(笑)

想想看~我們在上課使用的課本是不是就算是很簡單的一個原理,課本也會寫很多描述或舉例讓我們能看明白?相同的道理換到職場上,當老師寫教案時常常會需要文字說明得非常清楚,其中原因一部分也是為了讓其他老師能看懂設計的邏輯。

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最後....事前準備別忘記!

準備的清單因人而異,大家可以自行決定內容,這三點對於各類型簡報都適用 準備的清單因人而異,大家可以自行決定內容,這三點對於各類型簡報都適用

前面有說到不同的老闆客戶對於簡報有不同的喜好,除了知道對方是哪一種溝通類型的人以外,我們還可以事前調查一下對方有什麼樣的喜好來幫助我們簡報能更加順利,以及這四種人不是絕對大家只會是單一種類,他也可以是數據型+PPT型,或者全包~

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