【PDF操作】彩色掃描太肥，該如何瘦身？

業主有時會要求資料要彩掃，但掃描完資料都是好幾個咩，郵件也發不出去。怎麼幫資料減肥呢？ ▼PDF版本▼Adobe Acrobat 2017 ▼操作說明▼ 點選「列印」圖示 >> 印表機下拉選單選「Adobe PDF」 >> 「內容」 >> 預設設定選「最小的檔案大小」 >> 把「僅依賴系統字形；不使用文件字形」的勾勾拿掉 可以看到第三張圖的瘦身前後比較：6,104KB - 1,669KB = 4,435KB(瘦了這麼多) #pdf #小本的活頁簿

【PowerPoint操作】PPT轉PDF，避免格式、排版、超連結走鐘。

Word文件打完之後，會習慣性的把檔案轉成PDF，防止自己手殘把原本打好內容刪掉，或是不小心動到設定好的格式。 但如果用「列印」把印表機設定成「Adobe PDF」轉檔，很常會出現一個問題，就是「格式會跑掉」像是，字型、排版、超連結..等等的設定會整個走鐘。 ▼操作方式▼ 簡報轉成PDF，並保留超連結。圖一：當簡報完成後，點選左上角的「檔案」。 圖二：「匯出」>>「建立 PDF/XPS文件」>>「建立 PDF/XPS文件」 圖三：選好儲存位置及檔名後，按下「發佈」。 圖四：完成囉！第二張簡報"目次"的地方有設定超連結，還有每頁的右下角有"返回目次"，這些超連結都還存在。 ▼補充說明▼ 快捷鍵【 Ctrl+L】PDF全螢幕【F5】PPT全螢幕【 Shift+F5】PPT當前頁面全螢幕 #powerpoint #pdf #快捷鍵 #超連結 #小本的活頁簿

【Word操作】隱藏頁面頂/底端的空白處

提送工程計畫大多都是用Word編輯資料比較多，再提送給業主之前，我們都會和主管一起討論哪裡需要做調整，但頁數時常是動輒上百頁，不想一直滾滑鼠滾輪。 這時候就可以將頁面的空白處隱藏起來，就不需要一直使用很吵的滑鼠滾輪來拉卷軸。 ▼以下圖示為範例▼圖一：開啟檔案，點選左上角的「檔案」。 圖二：選取「選項」 圖三：「顯示」>> 把勾勾拿掉「在 [整頁模式] 中顯示頁面之間的空白區域」>> 「確定」 圖四：頁面上下空白的地方被隱藏起來囉~ ▼補充說明▼ 1. 將勾勾拿掉後，使用鍵盤「PgUp」「 PgDn」就可以輕鬆地前後移動。2. 圖四的狀態不影響輸出時的呈現 #word #小本的活頁簿 #隱藏空白處

【Excel操作】BMI試算

個人超喜歡使用「IF」來判斷數字，它可以加入條件來判讀你要的結果。可以用在許多的地方，像是成績區間、運費計算、庫齡判斷、專案進度等，都可以用IF來做設定，今天先來分享「IF + OR」的搭配。 ▼以下圖示為範例▼ 圖一：在"狀態"輸入公式 1. C2儲存格輸入「=IF(B2<18.5,"體重過輕",IF(OR(B2<=18.5,B2<24),"健康",IF(OR(B2<=24,B2<27),"過重",IF(OR(B2<=28,B2<30),"輕度肥胖",IF(OR(B2<=30,B2<35),"中度肥胖","重度肥胖")))))」 2. Ctrl+C(複製) C2儲存格 > Shift+向下鍵(反白) 至C8儲存格 > Enter(貼上) ※ 公式若消失，可以參考這裡<傳送門>。 圖二：5 + 1 設定五個判斷條件 紅 _小於18.5 體重過輕黃 _大於等於18.5, 又小於24 健康綠_大於等於24, 又小於27 過重藍_大於等於28, 又小於30 輕度肥胖咖_大於等於30, 又小於35 中度肥胖紫_前面五個條件都不符, 則為 重度肥胖 ▼補充說明▼BMI參考來源：衛生福利部國民健康屬 【komoto_png】分享excel、word、powerpoint…等等的工作筆記，邊做紀錄邊學習，以最小篇幅的呈現方式來紀錄。除了怕自己忘記之外，也分享給大家小本的筆記，目前在嘗試平日日更，如果覺得我的分享不錯的話，請給我一顆心讓我知道喔 :D 感謝您 【Patato註冊連結，請按我】點選我的「註冊連結」或是 輸入我的推薦碼：8sxgkEPHu 就可以拿到15枚CFO，比起一般註冊還要多5枚CFO喔！我也能因為你的加入而收到2枚CFO :D 感謝您~~快來一起加入Potato的行列吧！go~go~ #excel #小本的活頁簿 #BMI

【Word操作】微調表格

對於Word表格的排版呈現，有一定程度的堅持，沒辦法忍受沒有大綱階層、有段落間距的落差，甚至到表格儲存格大小的不一致，我都能看得出來。 畢竟我們提送計畫書給業主，先不論你的內容寫得多麼地豐富有料，光是版面的呈現讓客戶看得不舒服，就先被扣個20分了吧。如果在截止日前還有些許餘裕的話，我會盡可能地把資料排版到盡善盡美，至少要以我看得舒服為準。 今天來分享關於Word表格的＂微＂調整，有兩個方法。 ▼以下圖示為範例▼圖一：表格中是不是有一欄比較窄，我們要來微調這一格儲存格。 圖二：【Alt + 按住滑鼠左鍵】先將游標點選到要調整的「人員」欄位，按住 Alt 後會出現一個調整符號，接著按滑鼠左健，Alt、滑鼠左鍵都要按住喔～拖曳到要對齊的框線。 圖三： 此方法只針對單一儲存格做調整，所以只會改變單一欄位的寬度。 圖四：【Shift + 按住滑鼠左鍵】和前面圖二的操作一樣，只不過按鍵改壓 Shift鍵。※ 注意：這種調整方式會影響整列儲存格的寬度 ▼補充說明▼ 如果有特殊欄位要獨立調整寬度，建議使用圖二【Alt + 按住滑鼠左鍵】的按法來操作，不建議使用圖三的方式。就如同前面所提到的，使用 Alt鍵 調整是針對單一欄位處理，而使用 Shift鍵 會影響到整排欄位的寬度。 操作方式：先選取反白整行的內容（這裡不需要用游標來定位），再來按住 Alt + 按住滑鼠左鍵 就可以隨心所欲地去調整你想改變的欄位寬度囉～ 【komoto_png】分享excel、word、powerpoint…等等的工作筆記，邊做紀錄邊學習，以最小篇幅的呈現方式來紀錄。除了怕自己忘記之外，也分享給大家小本的筆記，目前在嘗試平日日更，如果覺得我的分享不錯的話，請給我一顆心讓我知道喔 :D 感謝您 【Patato註冊連結，請按我】點選我的「註冊連結」或是 輸入我的推薦碼：8sxgkEPHu 就可以拿到15枚CFO，比起一般註冊還要多5枚CFO喔！我也能因為你的加入而收到2枚CFO :D 感謝您~~快來一起加入Potato的行列吧！go~go~ #word #小本的活頁簿 #表格調整

【Excel操作】加總放的位置

按照邏輯一定是放在清單最底端，最後一格的位置。習慣這樣放是很正常的。 但如果你是經常處理表單的人，多少會覺得，為啥每次看總數都要拉到最底端才看得到？ ▼以下圖示為範例▼圖一：總價、數量，必須拉到底端才能看到總計。 ▼總計也有快捷鍵▼【Alt + =】圖一，加總在表格最下方1. 在總計的位置按下「Alt」和「=」 圖二：把加總至頂，高於上排的項目列，就能即時看到總計的數字。 ▼總計也有快捷鍵▼ 【Alt + = / 下 / Ctrl + Shift + 下】圖二的情形按法不同，因為加總在項目的上方。1. 在總計的位置先按「「Alt」和「=」2. 出現「=SUM()」按「下」的方向鍵3. 接著，選取範圍「Ctrl + Shift + 下」 #小本的活頁簿 #excel #快捷鍵

【Excel操作】貨櫃運費試算 IFS

昨天提到如果把 IFS 條件拉長，就能看得出與 IF 的差異在哪。今天拿 2021.11.12 的題目做比較，使用 IFS 之後，整串公式變得比較輕盈些。 2021.11.12_【Excel操作】貨櫃運費試算 ▼以下圖示為範例▼試算出 20'/40' 貨櫃到目的地的費用 圖一：輸入 IFS 公式D3 欄位輸入「=IFS(AND(B3="北",A3=20),G$3,AND(B3="北",A3=40),H$3,AND(B3="中",A3=20),G$4,AND(B3="中",A3=40),H$4,AND(B3="南",A3=20),G$5,AND(B3="南",A3=40),H$5)」 圖二：D3 公式向下填充Ctrl+C(複製) D3 儲存格 > Shift+向下鍵(反白) 至 D8 儲存格 > Enter(貼上) ▼補充說明▼ 【IFS 與 IF 的公式差異】 使用 IFS 就不用像 IF 要一直留意最右邊的括弧是不是有少Orz 整串公式不會太過冗長，也變更好理解ㄧ些。 IFS函數 =IFS(AND(B3="北",A3=20),G$3,AND(B3="北",A3=40),H$3,AND(B3="中",A3=20),G$4,AND(B3="中",A3=40),H$4,AND(B3="南",A3=20),G$5,AND(B3="南",A3=40),H$5) IFS函數 =IF(AND(B8="北",A8=20),F$3,IF(AND(B8="北",A8=40),G$3,IF(AND(B8="中",A8=20),F$4,IF(AND(B8="中",A8=40),G$4,IF(AND(B8="南",A8=20),F$5,IF(AND(B8="南",A8=40),G$5)))))) 【komoto_png】分享excel、word、powerpoint…等等的工作筆記，邊做紀錄邊學習，以最小篇幅的呈現方式來紀錄。如果覺得我的分享不錯的話，請給我一顆心，或者，也可以來訂閱小本喔 :D 【Patato註冊連結】點選我的「註冊連結」或是 輸入我的推薦碼：8sxgkEPHu #excel #小本的活頁簿 #運費試算 #ifs

【Excel操作】Enter後的移動方向

第一份工作是環保助理，每天的例行工作就是key資料，將廠內零件測試的手寫單敲入Excel，這一項工作真的...非常地無聊。 為了避免自己一直再偷打瞌睡，也想縮短這項工作的作業時間，上網找了許多偷吃步的小技巧，時間一久，也莫名學了一堆有的沒的。其中這一項也是在當時學到的技巧 ▼以下圖示為範例▼圖一：點左上角「檔案」 圖二：「選項」 圖三：「進階」>> 下拉選單選「(想要移動的方向)」※ 一般習慣都是「由左至右(右)、由上至下(下)」在移動。 圖四： 【按Enter鍵後，向「右」移動：由左至右】1. 將4*3的表格，選取反白儲存格B4:D7的範圍，開始輸入資料，資料的走向是按照數字1~12的方向前進。2. 將2*4的表格，選取反白儲存格F4:I5的範圍，開始輸入資料，資料的走向是按照數字1~8的方向前進。 【按Enter鍵後，向「下」移動：由上至下】1. 將4*3的表格，選取反白儲存格B12:D15的範圍，開始輸入資料，資料的走向是按照數字1~12的方向前進。2. 將2*4的表格，選取反白儲存格F12:I13的範圍，開始輸入資料，資料的走向是按照數字1~8的方向前進。 #excel #小本的活頁簿 #移動方向

【Excel冷知識】周別標準

有困擾過周別的問題嗎？先前碰到周別的問題，是在處理生產排程時所遇到的情況，發現客戶提供的排程與自己整理的資料有落差，導致資料回寫錯誤。當時還以為是自己的公式寫錯，沒想到竟然是跟周別有關。 原來周別和「ISO 8601週日曆」有關，只要記得其中一個定義就好，像我只記「一月的第一周，至少要有四天」的這一條。 一、【第一週的定義】 ISO 8601定義包含當年第一個星期四的那一週是第一個星期。 基於這個定義，下列的屬性有相互的等價性： ● 第一週至少有4天在1月裏面。● 最接近格里曆年開始的是1月1日是星期一。 ● 第一個星期最早是12月29日至1月4日，最晚是1月4日至1月10日。 ● 如果1月1日和星期六與星期日不是工作日，1月4日就會是第一個工作日。 如果1月1日是星期一、二、三、或四，它就是第一週，如果1月1日是星期五，它就是去年度的第53週；如果是星期六，它是去年第52週的一部分（如果上一年是格里曆的閏年，它就是第53週的一部分）；如果是星期日，它是去年第52週的部分。 引用來源：ISO週日曆 二、【最後一周的定義】 SO周日曆的最後一星期是第52週或53週，是下一年的第一週之前。這一週的特質如下：● 格里曆的最後一個星期四會在這一週內。● 最後一週有至少有4天在12月裡面。 ● 它的中間日，星期四，一定在年尾。 ● 最接近格里曆年結束的是12月31日星期日。 ● 12月28日一定在年度內。因為最後一週的日期最晚是12月28日至1月3日，最早是12月22日至12月28日。 如果12月31日是星期一、二、或三，它是下年度的第一週；如果是星期四，它會是結束結束的第53週；如果是星期五，它是年度的第52週（或是在閏年的第53週）；如果是星期六或星期日，它是結束年度的第52週。 引用來源：ISO週日曆 ▼以下圖示為範例▼【圖一：2016/01/01是第一周嗎？】 不是。因為1月只出現2天(紅底線)，2016/01/01～2016/01/02算是去年的最後一周。 【圖二：2019/01/01是第一周嗎？】 是。因為1月出現5天(紅底線)，2018/12/30～2019/01/05都算是新年的第一周。 【圖三：2019/12/31是最後一周嗎？】 不是。因為12月只出現3天(紅底線)，2019/12/29～2020/01/04都算是新年的第一周。 【圖四：2020/12/31是最後一周嗎？】 是。因為12月出現5天(紅底線)，2020/12/27～2021/01/02都算是去年的最後一周。 【komoto_png】分享excel、word、powerpoint…等等的工作筆記，邊做紀錄邊學習，以最小篇幅的呈現方式來紀錄。除了怕自己忘記之外，也分享給大家小本的筆記，目前在嘗試平日日更，如果覺得我的分享不錯的話，請給我一顆心讓我知道喔 :D 感謝您 【Patato註冊連結，請按我】點選我的「註冊連結」或是 輸入我的推薦碼：8sxgkEPHu 就可以拿到15枚CFO，比起一般註冊還要多5枚CFO喔！我也能因為你的加入而收到2枚CFO :D 感謝您~~快來一起加入Potato的行列吧！go~go~ #excel #小本的活頁簿 #概念 #周別

【Excel操作】儲存格變色

雖然說資料橫條能預覽所有專案的進度，但也想知道單一案件目前到哪個階段。這時候我們可以使用儲存格變色來提醒自己 ▼操作方式▼ 以專案八為例圖一：設定「條件式格式設定」選取E11儲存格 >> 「常用」 >> 「條件式格式設定」 >> 「管理規則」 圖二：貼上公式、填滿選色1. 「新增規則」2. 「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」 3. 貼上公式「=IF(AND($B11<=E$1,E$1<=$C11),TRUE,FALSE)」4. 「格式」5. 「填滿」6. 選色7. 「確定」8. 「確定」9. 「確定」 圖三：複製格式選取設定好的E11 >> 「常用」 >> 點一下「複製格式」 >> 選取帶過F11:L11 >> 完成 ▼補充說明▼當第一排變色設定好後，會直接用「複製格式」的方式來帶過還沒設定好的儲存格。不過，這樣做的話，要注意「$」鎖住的地方，明天再來分享這個符號。 「複製格式」點一下表示只執行一次，點二下表示連續執行同一個動作。若想取消連續動作，直接案Esc鍵即可。 #excel #小本的活頁簿 #儲存格變色

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