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如何在公司裡生存? 4個職場不吃虧的小方法

我很感謝,之前有過不少工作經歷,成就了我現在打不死又適應力強的小強性格。

尤其是面對到各種不合理要求的顧客和說話常自相矛盾的主管,以及搞不清楚狀況的豬隊友。

對我而言,工作上不外乎就是: 處理好自己的情緒 和 把主管交辦的事情做好

就這樣。

以下, 我來分享如何在職場上不吃虧的幾個方法: 

1.  隨手一本NOTE很重要: 「這部分怎麼還是沒改到?」

首先,我強烈建議桌上要有一本小筆記本,可以是用二次用紙裁成兩半或1/4的自製筆記,或是A4版夾夾白紙,或是一本文具店買的32K筆記本。無論哪一種,只要自己用得順手都好。

我自己習慣是桌上會放一本用廢紙裁的自製NOTE,而且最好是放在方便取得的範圍內,因為在接到電話或是主管突然交辦事情時,可以及時記錄。又或是自己突發奇想的靈感湧現,這時候的筆記本就變得格外重要。

在與主管開會的時候我會帶著A4紙,因為跟主管開會很難一邊說一邊做事,而且通常是提案或是檢討,很難一個小筆記本可以記下。建議如果可以的話,用方格筆記紙會好一些,或是一般空白紙。通常在開會時不免會遇到需要圖文並茂的時候,這時有線條的筆記本相對起來就比較不這麼合適。

另外,用A4紙可以讓自己在紀錄和事後回顧時減少麻煩,因為一整張A4白紙一目瞭然,不會因為訊息切割 (翻頁)而漏掉重要資訊。

最後,我還會有一本B5大小的筆記本。原本這是上一個員工留下來的全新筆記本,正好被我拿來當作腦力激盪會議中使用。有些公司,像是做專案管理或是產品企劃時,都會需要腦力激盪,這時候可以帶上剛才提到的A4紙,或是B5大小的筆記本。腦力激盪所需要的資訊量取決於進度,有時候一開始的發想會有很多idea,建議這時候可以帶A4紙,誠如剛才所說,在最後的做結語時候也會比較容易回顧和做結論。但若是要討論的問題不多,一本B5大小的筆記本剛剛好,方便攜帶又不佔空間。

記錄法: 記錄法百百種,而我是屬於會把前因後果寫下來的那種。比如說,在剪接影片的時候,需要在某些地方加上文字或是需要修改。我就會用文字說明需要修改的畫面或是文字,用圖或文的方式記錄修改前和修改後。這樣不僅讓自己在事後回憶的時候減少時間去回想,更是可以一目瞭然。這樣做,雖然當下要寫下很多字,或是需要花一些時間紀錄,但是可以讓自己的修改工作時間減少,出錯率也會降低。

2. 重複結論很重要: 「我不是跟你說過了嗎?」

有些主管在交辦完事情之後,員工很少會再進行double-check結論,便帶著自己理解的意思甚至是疑問回去工作,導致於錯誤的產生。所以我習慣在與主管討論完事情之後,重複一次剛剛得出來的結果。若是有任何錯誤的理解都可以在當下被糾正。而不會等到事後發生失誤的時候被責罵或是重複修改,在時間上等同於花了兩倍時間完成工作。甚至如果可以的話,直接拿手邊有的資源 (產品)進行demo。畢竟很多的誤會都是在雙方溝通不良下產生的。但若是主管的脾氣不是很好,不願意同一件事情說兩次,那麼可以用疑問的方式換個方法與對方確認,或是以自己理解的方式敘述給他聽。若是你的理解錯誤,可以先將自己為何這樣的理解和主管說。因為有時候爭執都是源自於不諒解。

3. 輕重緩急很重要:「東西為什麼交不出來?」

工作上難免會遇到手邊的事務有時間上的壓力,但是也會有難易度之分。所以當主管交辦事情下來時,我會在最後詢問每項專案的截止時間。這一步很重要的原因是因為,許多主管都會在交辦事情給員工時覺得自己的事情最需要先處理,但是實際上員工手邊可能剛好有更棘手的案子要先解決。所以在這時候,我都會問主管一句:「請問最晚何時交件?」,那麼當主管給出時間之後我就可以知道這件事情對我來說急迫性如何。另外,若是剛好手邊的案子和被交代下來的案子截點重疊,又無法一人分飾兩角時,建議這時候向主管提出求救,請其他人支援,避免到了期限時交不出成品,最後被主管責備說沒效率。這又是一場溝通上的誤會。

在時間安排上,除了要把最緊急的事情排前面之外,還要把最耗時的事情排在前面。相信很多人聽過所謂的工作安排,就是把最困難最燒腦的事情排在早上。因為那時候的產量最好,效率最高。而到了下午,因為吃過午餐又剛午休完,腦袋還在昏沉,這時候建議處理比較輕鬆簡單的事情,讓自己的腦袋開機。而在接近快要下班的時候,可以進行一些需要修改的文件。因為快要下班的前一小時,通常都會是爆發力最高的時候,想到快可以下班,難掩興奮。跟早上的高效率不同,這時候不建議做出錯率高的事情,尤其越接近下班越容易因為心急而產生錯誤。這時候就是要做一些只需要微調或是修改的文件。

4. 個人情緒不重要:「吼~真的很煩!」/「真的很不爽!」

人與人之間相處,情緒是必然的。但是在工作上,最不宜出現的不是零食,而是個人情緒。因為當個人情緒出現時就會影響工作的效率。而這也是公司主管們最不樂見。這是最需要小心的地雷。

不管是同事之間,或是員工和主管之間,生氣傷心是在所難免,因為自己的事情沒有做好被責罵,自己的提案被駁回等等的。(如果遇到職場霸凌那另當別論,但是會有比哭更好的解決方法。)

但是在工作上這些都是必然會發生的,既然知道這是常態,那為何還要在意呢? 知道自己事情沒做好,要知道怎麼改進比擺臭臉要來的重要。自己的提案被駁回,這時候仔細聆聽主管要的方向是什麼比撿起地上玻璃心更重要。而最恐怖的是,自己的私事情緒帶進工作中。第一,這會讓自己工作表現失常,事後要為自己或是別人要幫忙收拾落下的爛攤,不管是誰,都不樂意。第二,工作上沒有人有時間去安撫你失戀的情緒,主管或客戶更不會同情你失戀而接受你的失誤,尤其是客戶。第三,吐苦水請選擇下班後。首先,若是在辦公室中輕易向人吐苦水,要是被主管聽到,不是走人就是被刁難。再來,不停地抱怨只會讓其他同事覺得你只會抱怨不做事,未來在分配到同一組處理事情的時候,往往同事都會對你敬「畏」三分,因為擔心自己有一天會變成被吐的對象,甚至擔心你只會抱怨。

所以,與其花時間在處理自己受傷或氣憤的情緒,不如好好坐下深呼吸,喝口溫水,或是上個廁所,照照鏡子,看看美麗/帥氣的自己。然後回去繼續把事情做完。

Last but not least, 重要事項最好白紙黑字記下!

相信我,這是你自保的好方法之一。

以上是我出社會以來的一些經驗和方法。

你有類似的職場經驗或是相關問題嗎?

歡迎與我分享你的職場故事。

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