社會新鮮人剛入公司必熟悉的6大設備，訓練你的專業度與效率！

走進一家公司時，你最先注意的是什麼？「員工們的座位」？還是「燈光明不明亮」？當你被錄取後，熟悉公司內部的環境與設備，將使你事半功倍，也能在必要時刻展現你的專業度！舉例來說，有些時候，開會時你會發現操作投影機的人，不僅沒準備好投影，甚至可能連麥克風都故障，無法傳遞聲音，然後大家大眼瞪小眼，一起浪費時間。因此，不要小看這些設備，不論你是不是資訊設備人員，熟悉設備也是一種專業的表現。一起來看看6種辦公室中一定要熟悉的基礎設備吧！

辦公室設備：1.電腦(公司內部系統操作)

不論你是內勤還是外勤，在科技化的現代，電腦是上班必不可少的設備。每家公司都會買一套屬於自己公司的系統，KEY訂單、請款、算薪資、看庫存等專用，這時，熟悉這套系統對於員工來說就非常重要。你越熟悉系統，越能提高辦事效率，進而為自己節省不少時間。

辦公室設備：2.電話

❶接聽電話也非常重要！在播打「內線」與「外線」時，通常操作會有差異，另外「保留電話+轉接」，也會根據電話本身的設定、使用方式不同，需要按不同的按鍵。為了避免不小心掛掉重要客戶的電話，學習如何操作電話是非常重要的！

❷另外，有些公司會規定「電話響三聲內一定要接起來」，但也有不少主管跟老鳥無視於這樣的規定。其實，真的會打電話來的客戶，不少都是因為很急，這時候辦公室明明有人，卻放任電話一直響，也可能會讓客戶覺得「為什麼都連絡不到人？」，有的時候也可能會因此錯失一些潛在的新客戶。

辦公室設備：3.印表機

除非你的公司超級科技化，完全不用紙張作為紀錄，而是全部資料都儲存在電腦內、用電子簽核的方式送審。不然的話，一定會需要列印出來，請主管簽名或蓋章。這時，如何列印、掃描，調整黑白、彩色、紙張大小等，就是必學的技能。

辦公室設備：4.傳真機

現在的公司，大多印表機都附有傳真的功能，比較少另外獨立一台傳真機了。如果怕自己沒有傳出去，也可以在傳真後，打通電話給對方，問問對方有沒有收到，較為保險。

辦公室設備：5.碎紙機

「碎紙機」幾乎是每家公司的必備品，在牽涉到「公司內部機密」或是「金額」等重要內容時，絕對要用碎紙機 CUT掉，別隨便用手撕一撕就丟到垃圾桶，若被有心人拿起來，看到上面的金額或內容可就不好了！另外，有些人會把這些廢紙拿來當作計算紙、MEMO紙，使用完畢也還是要CUT掉比較保險，若紙張上的金額、機密內容還是存在，亂丟的話，同樣可能會造成公司機密外洩。

辦公室設備：6.開會設備

❶首先，要提醒大家，開會很忌諱遲到，尤其當你還是新人，可以早點進會議室做準備，不要讓其他人等你。再來，如果你負責整場會議，或是相關的設備操作，也請先至會議室內開啟設備，進行測試與操作。不要等到會議開始，投影機播不出來，喇叭、麥克風沒聲音，到時候可就尷尬了！因此，熟悉開會設備，以及提早到開會地點做準備都是非常重要的！

❷「視訊會議」、「電話會議」等，也要記得先跟與會方要帳號密碼，或是電話號碼，也建議開會前可以提早5~10分鐘進會議室連線，連上後先打招呼，接著等待其他人進會議室即可。

以上就是上班族會常用到的6大設備，基礎設備的操作基本上問題都不大，也可以請教同事或資訊部的人員，熟悉這些基礎設備的使用方式，也能讓你的專業形象跟效率加分不少！

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※ 圖源：Pexels、Unsplash
※ 本文最後更新日期：2023.08.12
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