E-mail怎麼寫才不失禮?6個小撇步+範例,社會新鮮人也能寫出得體又俐落的信件!

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2021.11.08 / 文: YuJ

「E-mail」是人與人溝通的方式之一,比起口頭傳達、LINE訊息,「E-mail」不但較為正式,在某些時刻也能成為重要的依據。因此,「學習如何寫好一封MAIL」也能讓你的職場技能大加分!不僅能幫助你與其他人溝通,也能藉由傳達重點訊息,來讓工作更有效率!另外,寫MAIL最重要的就是「切中要點」,不要寫太多無關緊要的事,使內容太過冗長,而模糊了焦點。那麼,寫MAIL還有哪些地方需要注意呢?讓我們一起往下看看這6個小撇步吧!

1.姓氏+稱謂

❶常見的開頭有「Dear 李先生」、「李先生 您好」等,如果跟對方很熟,有時也會用「Hi 李先生」,但記得「不要對前輩、上司、上位者用Hi」。「Hi」多用在平輩、熟悉的客戶、廠商等。

❷如果你不確定對方的性別、職稱,可以先用「Dear Sir」、「Dear Jason(英文名字)」的方式來起頭,或是也可以問問其他同事,看有沒有人知道對方的職稱。

2.詢問/通知的內容

若是「詢問類MAIL」,可以以「請問關於XX一事,可提供價格/交期/進度供參考嗎?謝謝。」;若是「通知類MAIL」,則可以敘述欲告知之事,例如:「關於您所詢問的XX,請參考附件價格/目前交期預計為X月X日到貨/目前進度為…」等,先說「關於某件事」,接著可以簡述「原因」(漲價理由等),然後告知「要求/結果」。

3.標點符號

「標點符號」非常重要,除了影響句子通不通順,如果不放、或放錯,都可能讓整篇文章的意思被曲解。因此,適時地加上「標點符號」非常重要!

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4.時間、地點

以公司內部會議的「會議通知」來說,除了要有「時間」(年/月/日),還要有「地點」(大會議室、小會議室、視聽教室等)。並且,記得在「時間」部份加上「上午/下午X點X分~O點O分」,否則對方會不知道確切時間。建議「會議通知」可以至少提前3天~1週左右發出,才能讓與會者有時間安排、錯開其他行程。

5.簽名檔

「簽名檔」通常會有「姓名、部門、公司名、公司電話、分機、公司傳真、公司地址、個人E-mail」等資訊,為的是讓閱讀MAIL的人,遇到問題時,可以馬上透過簽名檔的資訊聯絡到發信人。如果是外商公司,或是發信給外國人,簽名檔可以考慮全用「英文」寫。【小提醒】簽名檔不用每次手動加上,通常信箱的功能列表中有可以設定的地方,可以設定成寫信時會自動出現。

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李小明 (Jason Lee)

業務部門 (Sales Department)

XXXX股份有限公司

TEL:886-2-3456789 #000

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FAX:886-2-3456788

E-mail:[email protected]

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6.檢查:收件人/副本/主旨/內容/附件

寫MAIL最危險的地方,就是「收件人放錯」、「附錯附件」,因此一定要再三檢查,可別把A客戶的內容寄給了B客戶!除了「主要收件人」(Atten)、「副本收件人」(C.C.),「主旨」也很重要,要讓人一目了然,像是「XX會議通知」、「XX報價要求」、「XX數量詢問」。再來是「附件」,通常內容最好提到「請參閱附件XX」,當你再次檢查MAIL時,也會注意到自己有沒有符合內容所說的「附上附件」。

同場加映:Outlook

每家公司所使用的信箱系統都不太一樣,有不少公司會使用「Outlook」。如果使用Outlook的話,可以研究看看Outlook的各項功能,了解某些功能能為處理信件節省不少時間。除了能「分類信件」(對方寄信來,會直接跑到你幫他設的名稱資料夾內),也有「撤回信件」功能,不過只能在對方閱讀該MAIL前撤回,若對方已經點入,就來不及了。更多相關功能,可另外上網查詢。

E-mail範例如下,可依情況做修改:

▼【①詢問 / ②回覆 / ③協助1 / ④協助2】

Dear Jason,

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①請提供貴公司的X產品報價單,謝謝。

②關於您所詢問的X產品進度,待廠商回覆後,會盡快通知您。

③客戶回覆信件請參考下方,再麻煩協助處理,謝謝。

④關於XX客戶所詢問的出席名單,再麻煩X月X日下班前提供。

謝謝。

▼【通知】

Dear All,

本年度XX會議相關資訊如下,請準時出席。

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時間:2021年11月09日,上午10點~12點。

地點:視聽教室。

無法參加者請事先告知,謝謝。

(圖源:Pexels、Microsoft)

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