書單分享|看看一流的人都怎麼管理時間

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從未來寫回來的逆算手帳

把目標確實的寫出來可以產生想要持續的心情,目標模糊不清就無法擬定計劃,更沒辦法規劃具體行動。

簡單來說,「逆算手帳」就是設定一個目標然後往回推,設定每年、每月、每週、每日必須要執行的行動,藉由累積行動來達成目標。

🌟逆算手帳製作方法🌟

▪️寫出100件想做的事

不管能不能做到,把所有想做的事全部寫下來,可以隨時新增、刪改,寫的時候不能太簡短,例如「找到實用好收納的公事包」、「打造極簡風格的房間」

要確實的寫下完整句子,寫完之後進行分類。

▪️寫下自己的人生願景

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人生願景可以依據前面的願望清單來製作,把未來寫在紙上,實現的速度才會加快。

首先將人生願景分成八大項目

社會層面:人生功課、工作、金錢、人際

個人層面:樂趣、學習成長、生活形態、健康

將願望清單依據上面的項目進行分類,規劃人生願景時可以順便附上讓你感動、符合未來想像的照片,驅使你更有動力往前。

人生願景是個能夠清楚呈現腦中想法的東西,養成每天都拿出來看一下的習慣很重要。

▪️用三個時間軸分別設定何時達成目標

①有生之年

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②10年內(長期)

③一年內(中短期)

▪️專案化

會拖延很大的原因是因為沒有設定截止時間,如果讓每件事都專案化就能順利進行,例如減肥專案、整理專案、外語專案⋯

🌟專案三要素

1.期限

2.目的

3.目標

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👉🏻如何寫專案計劃

1.搞清楚專案的目的(減肥專案)

2.策略(怎麼做才能得到想要的結果)

3.行動目標(每週跑步一次改為每週跑步三次)

4.具體的方法

5.仔細找出專案中必須做的事

▪️甘特圖追蹤

執行專案做好用甘特圖來追蹤所有活動及執行狀況,也是在有效時間內完成任務的方法。

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為了讓實現目標的過程更有趣,有時候可以利用一些激勵自己的方法讓來持續下去,比如貼貼紙、蓋印章、買東西犒賞自己。

更重要的是要定期確認願望清單,如果已經實現了就畫掉,或是貼貼紙做記號,讓自己有成就感很重要。

逆算手帳就像人生地圖,讓你往理想生活邁進。改變手帳的使用方式,就會改變生活方式 。

 一流自雇者的時間管理術

⚠️拖延的原因

①想做其他比較快樂的事情

這時候就要建立系統,例如每天或每周固定兩小時寫作,把實際行動變成習慣,不管會不會得到回報,時間ㄧ到就去執行,最後這段付出的時間就會變成副業的收入。

②總是想把事情做到完美

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完美主義阻止你邁出第一步

③不知從何開始

只要「開始動手做」就會一直做下去,這是真的!你可以試試看。

⛔️避免拖延的戰術

▪️每天做的第一件事就是先做你最不想做的事,這樣一整天都會覺得很輕鬆。

▪️找出每個任務的第一步驟,準備演講簡報,先打開PPT,去健身房運動,先準備好運動服。

▪️建立「誘惑捆綁系統」,先列出「任務」和「想做的事」,任務結束後就可以做想做的事。

Ex 掃完浴室+打手遊半小時

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Ex 運動+聽Podcast+追劇

▪️待辦事項不超過七項,一堆待辦事項只會讓你士氣低落、提不起勁、壓力更大。事情越少、任務越少,拖延的可能性就越小。

▪️縮短待辦事項的時程,例如打掃浴室半小時,縮短成20分鐘。

這本書有21種戰術供讀者參考,可以選擇適合自己的並讓它變成你的習慣。

時間管理就是學習如何做更好的決策,以提升工作效率,否則可能因為拖延或種種因素而影響生活,甚至為職涯付出代價。

一流工作者都在用的待辦清單

沒有列出各項任務所需的時間或是過長的待辦清單,都會造成壓力,甚至永遠無法完成清單上的任務。

理想的狀況應該是,每天都能完成待辦清單上的所有事項,如果做不完,代表待辦清單需要改善。

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🌟完美清單的要素

①截止日期

沒有截止日期的待辦清單,就只是一個願望清單,設定日期可以幫助你用有限的時間和注意力專注在任務上,日期也不能隨便訂,要和實際情況相符,否則會降低執行的動力。

②足夠的時間

如果你只有4小時可以支配,務必確保清單上的事項都能在4小時內完成,列一堆不可能完成的清單只會讓自己洩氣。

③連結清單和目標

-更新一篇部落格文章(目的是讓點閱率增加500次)

有明確的目標和必須執行的原因才有動力完成

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④避免列太長的清單

太多任務擺在一起時,你會不知道要先從哪個任務開始做,造成決策疲勞、生產力下降、待辦事項和重要的事都沒有完成,結果反而做了一堆不重要的事。

▪️開始製作待辦清單

👉🏻大腦傾存

每隔一段時間把想到的事寫下來,進行分類並放到待辦清單,根據重要性、優先順序、情境來管理。

👉🏻依據專案、類型或地點來管理任務

(在辦公室、在家裡、在路上)

👉🏻精簡總清單,定期刪減不必要的任務

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👉🏻搞清楚願望清單&待辦清單

例如明年帶家人去日本旅行(這是願望清單而不是待辦清單)

👉🏻在任務的前面加上動詞

例如啟動洗衣機進行洗衣工作,這樣在做的時候就不用再思考應該要怎麼做或做什麼。

👉🏻批次處理清單

把所有微型任務(10分鐘內可完成的)整理在一起,空出時間一次解決。

雖然已經看了一堆管理時間和任務的書,而且每本書都提供不同的方法和策略,但適合別人的不一定適合你,每看完一本我就會實作一次,然後持續改良、試驗、優化、檢視,才知道什麼樣的策略最適合自己。

最好的策略就是能夠持之以恆的執行並達成目標。

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這本書不是要強迫你執行某套系統,而是幫助你建立適合自己的系統,並且持之以恆的運用。

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